АЛГОРИТМ ПРИЕМКИ КВАРТИР

Подготовительный этап со стороны УК и Застройщика
  • Заключение договора управления между УО и застройщиком
  • Направление результатов ОСС в ГЖИ
  • Расчет тарифа на жилищные услуги для многоквартирного дома
  • Подготовка пакета документов для проведения первого общего собрания собственников
Подготовительный этап с Dispex. Загрузка информации в систему
За 1-2 месяца до предполагаемого ввода в эксплуатацию. Срок 5 рабочих дней без учета времени на сбор информации
  • Интеграция с CRM
    Для интеграции подойдет любая CRM с открытым API: 4DEV, MacroCRM, Битрикс24, AmoCRM и другие. Информацию, которую можно выгрузить из CRM, отдельно предоставлять не требуется
  • Какая информация нужна для работы:
  • Об объекте
    • адрес,площадь
    • шахматка квартир по шаблону
    • рендеры
  • О квартирах
    • Статус: свободна, бронь, продана, приемка, заселение
    • Планировки и площади
  • О собственниках
    Список собственников квартир с контактными данными
  • Об ответственных лицах и подрядчиках
    • Список внешних подрядчиков, выполнявших работы — им будут напрямую поступать заявки на основе замечаний, внесенных в акт приема-передачи
    • Список сотрудников ответственных за приемку с вашей стороны — на них будут распределяться приемки в календаре
    • Классификация видов работ, причин неисправностей, гарантийных сроках. Детализация работ до масштабов одной квартиры: если в первой квартире окна делал один подрядчик, а во второй — другой, это будет учитываться
  • Шаблоны документов для загрузки в систему:
  • Акт приема-передачи помещения
    Автоматически формируется на основе данных о квартире, собственнике и заявок, внесенных в систему
  • Опционально:
  • Вывод видеонаблюдения в мобильное приложение
    Трансляция изображения с видеокамер, установленных на объекте
Подготовительный этап с Dispex. Организация и оповещение
  • Выбор номера для контактного центра и настройка IVR
    Номер может быть как отдельным, так и в составе вашей общей линии. В зависимости от договора, возможно распределение IVR (настраиваем мы) на обращения по приемке и по гарантии
  • Создание информационного сайта
    Мы создаем одностраничный сайт с информацией по сдаче дома/приемке квартир. Пример
  • Формирование приветственных сториз в мобильном приложении собственника и печатных материалов
    Мы формируем welcome-сообщения для пользователей и готовим макет цветной листовки с информацией о функциях приложения. Листовку необходимо приложить к пакету документов собственника после приемки
  • Оповещение собственников о предстоящей сдаче квартир
    Системой направляется смс-рассылка, в которой указаны: ссылка на сайт, призыв скачать приложение и записаться на приемку квартиры. Тех, кто не записался через приложение обзванивают и записывают операторы колл-центра
  • Актуализация данных о собственниках
    Выяснение новых данных собственников операторами колл-центра, замена информации в модуле Жилой фонд. Передача актуальной информации Застройщику через интеграцию с CRM или по e-mail
  • Создание общего чата в Telegram
    В составе рабочей группы, сотрудники застройщика, управляющей компании и Dispex, имеющие отношение к процессу приемки
Подключение смс от вашей компании
  • Подключение смс-центра Devino
    В сервисе Devino подключаем ваш личный кабинет и бронируем имя компании, чтобы собственники знали, что смс получают именно от вас. Имя должно быть подтверждено одним из документов: свидетельством на домен, товарный знак или название компании. Могут потребоваться дополнительные документы, запросим их при необходимости
  • Согласование операторов
    Срок резерва имени - 7 дней. За это время мы отправляем имя на согласование операторам связи: МТС, Мегафон, Теле2, Билайн и т.д. Стоимость одобрения одной заявки и в последующем ежемесячная абонентская плата - 2000 рублей. Пакет смс оплачивается отдельно, в зависимости от количества
  • Интеграция Devino с Dispex
    Интегрируем сервис с нашей системой по API и можем использовать смс для уведомлений и информирования
  • Варианты
    Если вы уже пользуетесь смс-центром и в нем предусмотрены интеграции, мы можем взять его в работу
Процесс приемки
Объект может иметь 3 состояния

  • Строительство — выполняется строительство объекта, собственники находятся в режиме ожидания
  • Приемка — строительство объекта завершено, собственников можно информировать о дате начала приема/передачи квартир
  • Управление — объект передан в управляющую компанию, собственники приняли большинство квартир
01
Выбрать объект со статусом Строительство
02
В разделе информация заменить статус Строительство на Приемка
03
Создать оповещение жителей о приемке
04
В оповещении заполните данные о датах и рабочем времени, укажите ответственных сотрудников, на которых будут распределяться записи собственников
05
Оповещение можно отправить повторно. Архив оповещений хранится в разделе Информация
06
Уведомление поступает в мобильное приложение собственника тем жителям, которые зарегистрировались ранее. Интерфейс меняется и жителю предлагается выбрать время приемки

Обратившихся в контактный центр операторы записывают самостоятельно, выбирая свободное время в календаре. Собственник может добавить напоминание в календарь своего телефона или изменить время записи. При изменении времени предыдущая запись удаляется
07
Записи собственников отображаются в модуле Календарь в виде доски и списков. Каждую запись можно открыть: написать комментарий, добавить документы и фотографии
08
Собственник пришел на приемку в назначенное время, начат осмотр квартиры. В процессе осмотра, приемщик формирует по указанию Собственника соответствующие Заявки, с помощью мобильного приложения Dispex УК ПРО и функции быстрых заявок. Приложение Dispex УК ПРО работает даже в offline режиме

ВАЖНО! При фиксации замечаний, необходимо заранее настроить определенную классификацию замечаний (Услуга/Причина)

В результате формируется список из заявок с замечаниями, которые будут зафиксированы в Акте
09
После обхода квартиры и фиксации замечаний необходимо в интерфейсе WEB версии Dispex сформировать Акт, выбрать созданные заявки чек-боксом и нажать на кнопку активации распечатки документов

ВАЖНО: до формирования акта необходимо закрыть заявку Запись на приемку, в акте ее быть не должно
  • ВАЖНО
    Замечания, оформленные в процессе обхода в автоматическом режиме распределятся на ответственных лиц подрядных организаций и застройщика, с параметрами контрольных сроков, внесенных систему на этапе настройки. Также все заявки будут доступны в Мобильных приложениях Dispex УК ПРО и Dispex Собственник
10
После завершения процесса приемки в модуле Жилой фонд, для каждого помещения необходимо отсканировать и прикрепить документы, сформированные и подписанные сторонами в процессе приемки, изменить результат приемки и статус помещения

Статусы помещения могут иметь следующие состояния:

Статусы помещения:
  • Свободно — в мобильном приложении собственника данные не отображаются
  • Бронь — в мобильном приложении собственника данные не отображаются
  • Продана — мобильное приложение собственника находится в режиме ожидания, есть возможность направить приглашение на приемку
  • Выдача ключей — мобильное приложение собственника находится в режиме ожидания, Собственник записан в график на выдачу ключей
  • Ключи не выдаем — в мобильном приложении собственника данные не отображаются
  • Управление — МП переходит в режим Управления и эксплуатации, МП меняет интерфейс

Результаты приемки могут иметь следующие состояния:
  • Приглашение — у Собственника появляется возможность записаться в график
  • Записан на выдачу ключей — Собственник записан в график
  • Принято — Собственник принял квартиру
  • Принято с замечаниями — Собственник принял квартиру с замечаниями
  • Не принято — Собственник не принял квартиру
  • Собственник не явился — Собственник не явился

Статус квартиры необходимо изменить на Управление (статусы Свободно, Продано, Бронь — не использовать), статус Приемка устанавливается системой
11
Все результаты процесса фиксируются в блоке Информация по каждому объекту
12
В результате успешного процесса у квартиры должны быть установлены статусы — Приемки — Принято/Принято с Замечаниями. Квартира переведена в Управление, а также прикреплены документы — сканы Актов приема/передачи и другие необходимые документы


ВАЖНО! Пожалуйста, указывайте наименования файлов при загрузке
13
Статусы квартир и Статусы приемки отображаются в данных по дому
14
После успешной приемки и подписания акта приема-передачи приложение меняет интерфейс